扶輪全球增加社員運動Rotary’s Global Quest 

防止社員流失吸收新社員─每個月一個新社員

扶輪全球增加社員運動Rotarys Global Quest

1.每社至少要達成淨增加5名新社員

2.每一地區應該至少增設3個新扶輪社 

每一個扶輪社每個月引進一位合格的新社員One new member every month

全世界歷史最悠久且最有名的服務社團組織,在160多個國家大約有30,000個扶輪社。國際扶輪的社員構成一個全球性的事業及專業領導人的網路,他們志願奉獻出時間及才華來服務社區及全世界。扶輪的座右銘為「超我服務」,揭示了這個組織120多萬社員之間強烈的聯誼精神、有意義的社區服務及國際服務,是全球扶輪的特徵。

扶輪具有豐厚但有時也很複雜的傳統及組織架構,有許多計劃及慣例,可能令新進以及剛進來不久的扶輪社員感到迷惑。以下幾頁提供基礎扶輪教育—這些基礎知識將使每個社員更了解扶輪,並以身為扶輪社員為榮。

 計劃的緣由

       扶輪是一個全球化的組織,有潛力在解決人類各項問題方面對世界發揮重大影響。

       為了擴大我們偉大的人道及教育工作,並強化我們在促進和平、瞭解、及親善方面的努力,扶輪不僅必須遏止最近流失社員的情況,更要達成重大成長。

 計劃說明

1.此項運動正式開始日期是200171

2.每個扶輪社員都有責任並享有此一機會

3.我們必須無止境地推動這項運動,每一年為我們扶輪注入新血,增加生力軍

4.設有獎勵計劃

5.宣揚『扶輪社的好點子』及『為何加入扶輪的20個答案』

6.推行社員教育策略

7.扶輪行動之特別訓練 STAR

防止社員流失

據估計,扶輪每年在全世界流失10%的社員。其中有些是由於自然因素,例如因死亡、事業遷移或其他種類的遷移、或健康問題。但大多數扶輪社員沒有說明理由就走了,這或許表示他們對扶輪所能提供的所有東西還未能完全瞭解。如果貴社正逐漸流失社員,現在正是採取具體步驟,扭轉這個趨勢的時候了。

1. 從一開始就著手

我們不能等到社員已經一隻腳踏在門外,才想到要挽留他。到那時候,恐怕為時已晚。我們應該在邀請他入社的那一刻,就下功夫留住他。「增加社員及防止流失手冊」的入社輔導一節介紹了許多歡迎新社員入社,以及如何讓他們覺得自己是扶輪不可分割的一部份的方法。

2. 監控貴社的退社率

社員為何離開貴社?研究顯示出,許多新社員之所以退出,是因為年紀關係,他們覺得與大家格格不入,而且缺少聯誼。為了解決這個問題,可以考慮同時吸收幾位年齡相近的新社員。如果新社員們馬上覺得彼此相處愉快自在,他們就會願意花更多的時間,與社裡較年長的社員建立穩固的關係。

許多扶輪社員都以時間不夠用作為退社的主要理由,他們聲稱每週出席例會的規定太嚴格,他們無法履行。對有些社員來說,這種說法可能理由充分。但對其他人而言,特別是那些覺得被忽略,不清楚狀況,而且被孤立的人,時間不夠可能用來誇大,以逃離不愉快環境的正當理由。記住,大部分的人都把時間花在他們認為最有價值的活動上。能否使貴社更多社員認為扶輪經驗是很有價值,就端賴您的努力促成。

對社員們強調,出席例會的規定可以促進聯誼,因為它可以確使大家定期見面。而且藉著鼓勵補出席,扶輪促進一種無遠弗界的聯誼,甚至可以遍及全世界。

3. 將責任分散給貴社社員

研究顯示,在長年維持社員身份者之中,有一大部是現任或前任的扶輪社職員。這顯示,讓社員參與扶輪社運作是一個很好的工具,可以有效地防止社員流失,這個工具甚至可以在新社員一入社時就派上用場。您可以指派新社員擔任各委員會的委員,並考慮讓他們接任社內領導職務的可能性。

但是,當您忙著整合新社員時,別忘了那些沒機會服務的人。他們可能需要更多的鼓勵。特別注意年資未滿3年的扶輪社員;研究顯示,這群社員只占扶輪人口的22%,而年資10年以上的人卻占了40%,形成明顯的對比。

4. 讓每個社員都感到聯誼的存在

您或許覺得貴社的聯誼做得很強固,但其他人是否有同樣的感覺呢?為了促進扶輪此一要素,您可以嘗試將座次輪流更動,好將社內的一些小團體打散。同時,找一、二個社員站在門口歡迎出席例會的每一位社員。讓社員們輪流扮演這個角色,每個人才有機會和大家「見面並打招呼」。

5. 確使所有社員都知道扶輪現況

如果社員們對扶輪各種變化及會議的消息都能隨時掌握,他們更會覺得自己是整個扶輪運動的一部份。利用每週例會和社刊,讓社員們分享您得自地區總監或國際扶輪秘書處的訊息。務必使每個人都瞭解青少年交換、大使獎學金、世界社會服務等國際扶輪計劃。參與其中一項計劃,可能成為觸媒,激發終生致力於扶輪服務。鼓勵所有社員出席地區年會及國際扶輪年會,以認識更多的扶輪社員並進一步瞭解扶輪在全世界的活動。

6. 追蹤遷出的扶輪社員

如果貴社的社員遷移到另一個社區,務必不要讓扶輪失去該社員。可允許該社員請長遠12個月的假,在這段期間內可以在新社區的扶輪社補出席。貴社秘書可以寄發一張「扶輪社員遷移至貴地通知書」(附在扶輪社秘書手冊),以告知對方扶輪社有一位很有潛在價值的社員已遷移至該社區域。同樣地,您也要將所收到的通知書列入繼續追蹤的對象。

7. 為貴社節目及活動注入活力

如果貴社能就大多數社員所感趣的主題提供活潑的節目,將會有更多的社員願排除萬難出席每週例會。您可以徵求社員們對主題及邀請演講貴賓的意見。同樣地,從社員感興趣的角度評估一下貴社的服務計劃。或許該試用其他更能吸引新進而且年輕社員的計劃,來取代或補充傳統的計劃。指派幾位新進社員去發掘社區的需求,並提出新的計劃構想。

吸收新社員

無論貴社在防止社員流失方面的工作做的多好,您每一年還是會流失一些社員。即使只是為了要維持貴社的規模,您也必須找人遞補他們的空缺。可是,問題的重點在於:難道貴社維持原有規模就好了嗎?以往有許多例子顯示,總是有一部份扶輪社員認為他們扶輪社的規模剛好,更好的社員只會使彼此間的聯誼更加疏離。這些排他主義者真幸運,當初有扶輪社員邀他們入社,這群歡迎他們入社的扶輪社員正是貴社應努力效法的榜樣。新社員不只使貴社社員人數膨脹,貴社也將因而能進行更多的服務計劃,他們帶來更多的人手,使貴社能完成更多的任務。他們為貴社注入其他充滿活力的組織所不可或缺的新構想及活力。

1. 使社員成長成為所有社員的第一要務

貴社的每一位社員必須積極地尋找新社員。事實上,根據國際扶輪理事會的一項決議,推薦新社員是所有扶輪社員的義務,但估計約有70%的扶輪社員沒有履行這項義務。以下幾個方法或許可以給那些比較被動的社員一些啟發:

•舉行一場以社員發展為題的討論會,以探討尋找潛在社員的方法。解釋貴社推薦新社員的程序。分發「如何推薦新社員」How to Propose a New Member(CD3-254-EN)小冊子,讓資料可向國際扶輪秘書處索取。對於如何教育未來社員關於扶輪的出席、會費、及服務工作等規定,應建立一套方法。

•公告出缺的職業分類,並鼓勵所有社員在這些領域尋找適富人選。有些扶輪社在每期社刊上列出二或三個出缺職業分類,或者在每週例會公佈。有一個扶輪社每週都在每張桌子上放著一張寫著出缺職業分類的卡片,而每週的職業分類都不相同。每個社員都必須在卡片上填上一個符合該職業分類的潛在社員的名字。

•引進逢五進一計劃,就是將貴社社員分成五人一組,每一組負責吸收一位新社員。

•訂定邀請未來社員參加例會並鼓勵所有社員邀請來賓參加例會的政策。有些扶輪社每月都舉行一次來賓日。其他扶輪社則邀請未來社員免費享受一餐,或參加該社的社交活動。不論您採用什麼方式,務使所有社員讓來賓有賓至如歸,也想成為貴社一份子的感覺。

•在一次例會上,出乎意料地發給每位社員一張紙,要求他們寫下可能人選的姓名、職業、和電話號碼。

•表彰推薦新社員。有些扶輪社展示一張「家族樹」,用線畫出每個社員間的關係。這種圖可以清楚地顯示出那些社員已經推薦新社員,那些還沒有履行義務。有的扶輪社把焦點放在從未推薦新社員的社員身上。例如,有一個扶輪社做了一隻橡皮雞,沒推薦過新社員者在每次例會士都必須戴上它,一直到他或她推薦新社員為止。

•鼓勵所有社員對他們的朋友、家人、和同事,介紹扶輪。

2. 填滿每類社員的職業分類

首先從整理職業分類調查表著手,利用當地的電話簿和工商名錄來確定您是否已涵蓋社區上所有可能的事業及專門職務活動。(請參考「增加社員及防止流失手冊」所附職業分類調查表範例)。然後用這份新的調查表,將貴社已補和待補的職業分類製成一名錄。

其次,檢查一下貴社現有社員組成。有多少位列為「現職」的社員實際上是資深現職或退職社員?有一個扶輪社只是把這些社員重新歸類,騰空出了11個新的職業分類。然後,再考慮一下貴社的增額現職社員?貴社還有增額現職社員的名額嗎?請參考「增加社員及防止流失手冊」關於3類增額現職社員的說明。最後再考慮退職社員,1995年立法會議已經把這類社員開放給已退休,但不曾加入扶輪社,可是退休之前符合入社資格的人士。

務必確使每位社員都拿得到最新的待補職業分類名單,並鼓勵社員們找出每一項職業分類的可能人選。

3. 增進貴社的社區形象

假如每位未來社員都認為貴社是一個聲譽卓著的組織,在整個社區享有很高的評價,他們將把被邀請入社規為一種榮譽。塑造這種形象的方法之一就是執行一些對社區有重大貢獻的服務計劃,並確使這些努力獲得媒體充分的報導。

和貴社所在地的媒體建立良好的工作關係,並讓他們瞭解貴社所有的計劃,尤其是一般大眾能參與的計劃。將有關貴社贊助或接待的賣少年交換學生或團體研究交換團的新聞發給媒體。如果貴社輔導過扶輪青年服務團或扶輪少年服務團,務使媒體也瞭解他們的活動。

有些扶輪社還為未來社員印一些資料。加拿大多倫多扶輪社印行的一份宣傳手冊列出了所有該社支持的組織,列舉了最近幾次的年餐會演講人,一份社員所服務公司的名單,以及傑出社員的簡歷。

4. 推銷貴社的產品

大多數扶輪社員們發現,「推銷」扶輪最好的方法是透過面對面的接觸,親自邀請潛在的社員出席例會。

5. 聯繫以前的社員

找出他們退社的原因。或許其中有些人現在有較多的時間可以獻給扶輪,想要再度加入。至少,貴社可以從中獲得一些有價值的回饋,更瞭解貴社的優缺點。

6. 考慮籌組一個新扶輪社

如果您發現許多未來社員無法在貴社排定的時間出席,或許可以和他們談談籌組新扶輪社的可能性。

 

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