扶輪社及地區義工主委指南 

扶輪義工制度是透過職業服務來實現。許多扶輪社及地區的扶輪義工活動是由職業服務主委執行。有鑑於扶輪義工的重要性,國際扶輪理事會敦促每一扶輪社社長及地區總監應在職業服務委員會之下成立扶輪義工小組委員會。規模較小的扶輪社可指派一位扶輪義工協調人,不必成立小組委員會。以下計劃說明及職責之目的在作為指導綱要;可根據貴社區的需要而調整計劃內容。

如何在扶輪社內實施義工計劃

        扶輪義工小組委員會或協調人應調查當地社區義工服務的機會。或許當地的醫院需要募款人;或許某個毒癮治療中心需要輔導人員。在老年人多的地方,可能迫切需要人手提供老年人交通服務;讀書給視力有障礙的人聽。許多社區可能需要義工教成年文盲識字,替貧窮的待產婦女做產前檢查,或為新到的移民當翻譯。扶輪義工小組委員會應與職業服務委員會分享資訊,並和其他委員會溝通,例如社會服務委員會,以確定各委員會需要義工從事那些服務計劃。

        同時,扶輪義工小組委員會也應調查社內扶輪社員具備那些技能。小組委員會可分發技能登記表給社員們填寫,以了解他們的技能及所能提供的時間。整型外科醫師可以到當地醫院義診幾天或幾週,以幫助小兒麻痺患者。銀行家可以幫助居民成立一個循環貸款基金,以改善社區。擅長組織管理的經理人可以協助設立一個問題少年輔導中心。律師可以為法律諮詢中心提供專業服務。

        在某些情形下,除了專業技能之外,義工所提供的可能是某種嗜好或特別興趣。例如,會計師可能以技藝精湛的業餘攝影師身分,每週花數小時的時間在當地社區活動中心教攝影,某位擔任記者的扶輪社員可能對手工藝有興趣,他可以在附近村莊的婦女生產合作社教新的編織技巧。

        簡而言之,扶輪社的扶輪義工小組委員會應察看社區需要什麼樣的義工,以及扶輪社員能提供哪些技巧來滿足這些需求。如果扶輪社有輔導扶輪青年服務團,也可將扶輪青年服務團團員納入義工制度。也應該邀講扶輪社員的配偶、他們的家人、以及扶輪基金會前受獎人加入義工行列。

扶輪社的職責

促使認識義工服務的價值。規劃一次以義工服務為主題的扶輪社會議,也許可以邀請當地某些非營利組織的義工協調人演講,或請扶輪社員們談談他們擔任義工的經驗。利用各種機會在公開場合表彰扶輪義工。

尋找義工服務的機會。鼓勵扶輪社員個人在各種扶輪計劃,以及透過非扶輪組織,尋找義工服務的機會。如果無法找到適當的義工服務機會,應鼓勵社員向地區小組委員會填報義工申請表。有關義工需求以及在當地找不到機會等問題,請洽詢地區扶輪義工小組委員會。

請扶輪社各委員會支持扶輪義工。敦促職業服務委員會編製希望從事義工服務的扶輪社員名冊,敦促社會服務委員會提出能滿足社區需求的計劃,敦促國際服務委員會協助國際義工,以及敦促社務服務委員會設法讓義工們在服務期間感覺自己是扶輪社及社區的一份子。

指派一位連絡人員負責與需要義工支援的各計劃連絡(扶輪社扶輪義工協調人或其他人)這位連絡人必須能回答問題、掌握計劃最新資訊及義工支援狀態,以及協調接待扶輪社員義工。

探索在財務上支援國際義工的可能性。贊助扶輪社應和國際義工討論是否將支付至服務地點的旅費。服務地點的地主扶輪社通常應負責義工在計劃地點的開支。如果無法提供財務支援,應考慮能否提供其他支援。

讓每個人都曉得接受義工支援的計劃的動態。向地區扶輪義工小組委員會、地區職業服務委員會主委及國際扶輪,報告接受當地、地域或國際義工支援的計劃的進度。

如何在地區實施義工計劃

        地區扶輪義工小組委員會有責任幫助地區各扶輪社建立扶輪社階層的扶輪義工制度。但是,並非每一個扶輪社的所有扶輪社員都能在自己的社區找到完美的義工服務機會,而且也不是所有扶輪社都能找到適當的人來擔任義工,滿足某項特別需求。如果地區能建立一套和扶輪社相似的義工制度,那麼地區就可以彌補扶輪社義工制度不足之處。

        有些地區涵蓋一個國家的一部份;有些地區則橫跨許多國家。無論規模大小,地區可以滿足扶輪社所不能勝任的各種挑戰。地區義工制度可以處理非常特殊的需求,或者需要人手很多的需求。這套地區義工制度可能在你的區域發生災害例如地震或洪水時特別有價值。

        地區扶輪義工小組委員會可能發現想要擔任義工的人比義工服務的機會還多。因此,小組委員會的工作之一就是要去發掘各種義工服務的機會。地區上有沒有發展機構能提供義工服務機會?是否有全國或州/省的環保小組需要義工?當地有沒有義工中心,能提供各項計劃的登記表?一旦小組委員會開始調查,這份義工服務機會名冊可能會無限豐富。首先,或許可以先參考扶輪義工資源名冊Rotary Volunteers Resource List

        可能的話,小組委員會應調查一個組織過去運用義工的記錄。原則上,很少有組織會拒絕義工協助。可是,有些組織由於沒有做好準備,以致無法善加利用義工的時間,這種情況經常讓義工們感到挫折。

        如果有廣泛的義工參與,地區職業服務委員會、社會服務委員會、國際服務委員會、世界社會服務委員會或扶輪基金委員會的一些計劃都可以大大地加強。地區義工小組委員會是這些委員會的重要資源。

地區扶輪義工小組委員會的職責

鼓勵參與扶輪義工。連絡各扶輪社並主動表示願意在例會時報告扶輪義工制度的好處。或者請求地區總監在月報上宣布小組委員會的委員們願意到各社做報告。或許地區總監會要求你在地區年會講述扶輪義工制度,或在會場舉辦鼓勵參與義工展覽。利用職業服務月(10)在一項地區活動上表彰一位扶輪義工。(可向國際扶輪世界總部索取扶輪義工表彰證書Rotary Volunteers Certificate Of Recognition)

協助扶輪社建立扶輪義工制度。應該先找出有哪些計劃需要義工。應建議扶輪社,除了處理扶輪社計劃的義工需求之外,應與社區團體連絡,以尋找義工服務機會。如果可行的話,建議應建立義工及服務機會的電腦資料檔案。

實施一套適合貴地區的扶輪義工制度。維護一份希望參與扶輪社或社區以外的計劃的扶輪社員名冊。保存一份需要義工的地區服務計劃及有益的非營利組織的檔案。收集有關安排、訓練或資助義工的組織的資料,探尋與這些組織合作的途徑。

協助個人或扶輪社探尋國際義工及義工支援的機會。與扶輪社員、扶輪青年服務團團員、或扶輪基金會前受獎人討論是否有特別興趣到國外服務或具備那些在其他國家服務特別有用的技能。有的扶輪社有一些計劃需要國外義工的技術及經驗,可對這些提供建議。關於職責說明,包括篩選國際義工個人登記資料及服務地點的表格,請見下頁最後段。

向扶輪社、地區總監及國際扶輪,提出有關義工計劃及安排、訓練或資助義工的組織的報告。報告可在國際扶輪出版品公佈。報告可以提供扶輪社所需要的確切資訊,以利其運用義工支援來執行某項計劃。

如何在國際上實施義工計劃

        扶輪義工計劃另外一部份是國際義工服務。例如,西非某國的扶輪社可能需要曾經參加扶輪社員在印度舉辦的大規模眼科手術營的眼科外科醫師。在非洲的那個扶輪社可以填寫一份(扶輪義工)國際服務地點登記表International Site Registration Form,說明它需要具有那項特殊技術的國外義工。而在地球另一端的印度,剛好有一個參加過眼科手術營的扶輪社員眼科外科醫師想要到國外去幫忙。印度的扶輪社員可填寫一份國際義工個人登記表International Volunteer Personal Registration Form,表明本身具有那項技術,且願到國外服務。他們可以將表格交給地區的職業服務委員會或扶輪義工小組委員會。如果地區的義工需求及義工服務機會名冊沒辦法找到適當的配對,表格將會轉交國際扶輪世界總部登記處理。

        應該注意的是,雖然每個扶輪社員都有一些技能可以提供出來,國際義工要求的專業及技術水準比扶輪社及地區的義工嚴格。請參考「透過扶輪義工制度加入國際義工服務準則」,以及國際義工個人登記表。

        如果個人並沒有專業或技術專才,就無法找到國際義工服務機會。地區扶輪義工小組委員會應建議想要當義工的人應採取務實的態度。同時,義工們得記住,並非所有的國際義工工作都會有旅行。會說其他語言的義工或許可以擔任世界社會服務計劃夥伴們來往信件的翻譯工作。了解進出口手續的義工可以將他們的專才運用到實物捐贈計劃。在上述及其他許多領域,扶輪社員們可以不出國就能當國際義工。

地區扶輪義工小組委員會的職責

協助希望當義工者探索各種可能性。請在國際扶輪的扶輪義工國際服務地點名冊尋找適當的計劃。如果沒找到適當的計劃,請向扶輪義工小組委員會主委洽詢附近地區是否需要該項專才的義工。如果義工想要到特定國家服務,請向該國的職業服務、國際服務或世界社會服務主委洽詢。邀請扶輪社員個人填交扶輪義工國際義工個人登記表。你也可以介紹義工給其他組織擔任國際義工。扶輪義工資源名冊包含100多個組織的名稱、地址及介紹,這些組織安排工作、訓練義工、提供設備、或資助義工。

協助扶輪社確定國際義工支援對計劃的妥當性。如果在當地無法提供適當的技術及專才,應決定是否需要國外的義工專家,或者這樣的專家是否能加強該計劃的發展、實施或完成。請參考扶輪義工國際義工名冊,以尋覓是否已經有一個適當的義工在國際扶輪登記。如果沒有,請填交一份扶輪義工國際服務地點登記表給國際扶輪。

篩選國際義工個人登記表。要確定希望當義工者的資格符合,已提供完整的資料,而且將能擔任貴地區訪問其他國家的大使。注意:1996年起,國際扶輪理事會要求每一份登記表應該有地區職業服務委員會主委或地區總監的簽名大力支持。此外,理事會規定一地區登記國際義工的扶輪社員人數不得超過1%,以確保能對參加者加以仔細篩選,以及保證參加者的高素質。理事會也建議,國際義工應年滿25歲。一旦登記表經小組委員會審查通過,並予以適當的簽名支持,請將服務表格交至國際扶輪。

篩選國際服務地點登記表。評估下列事項:計劃的可行性、時間範圍、以及名聲;在國際扶輪、扶輪基金會或其他組織尋找服務機會的結果;國際義工支援的適當性,以及義工要求的精確性及清晰性。然後將表格交至國際扶輪。

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